Saat ini, teknologi telah menjadi faktor kunci dalam memajukan usaha kecil dan menengah (UMKM). Salah satu platform yang dapat dimanfaatkan adalah WhatsApp Business. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana cara memaksimalkan WhatsApp Business untuk memperluas jangkauan bisnis UMKM. Mulai dari pengenalan WhatsApp Business, keuntungan menggunakan aplikasi ini, hingga beberapa tips dan trik agar bisnis Anda dapat tumbuh dengan penggunaan WhatsApp Business yang lebih efektif.
Baca artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut.
Mengenal WhatsApp Business
WhatsApp Business adalah aplikasi percakapan yang dirancang khusus untuk bisnis. Aplikasi ini memiliki fitur yang memungkinkan UMKM untuk terhubung dengan pelanggan secara langsung dan efisien, menghemat waktu dan biaya komunikasi.
Fitur-fitur WhatsApp Business yang berguna untuk UMKM antara lain:
- Membuat profil bisnis yang profesional
- Menampilkan pesan sambutan (greeting message) untuk pelanggan
- Promosi produk atau layanan melalui status
- Mengirim pesan broadcast ke banyak pelanggan sekaligus
- Menggunakan pesan tertagih (tagged message) untuk mengelola pesan
- Melacak analitik untuk meningkatkan kinerja kampanye pemasaran
- Menggunakan WhatsApp Business Web untuk mengelola pesan dari komputer desktop
Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat, WhatsApp Business dapat membantu UMKM untuk tetap bersaing dengan bisnis lain. Pelajari cara memanfaatkan fitur-fitur WhatsApp Business dengan optimal untuk memaksimalkan keuntungan bisnis Anda!
Keuntungan Menggunakan WhatsApp Business bagi UMKM
WhatsApp Business memberikan banyak keuntungan bagi UMKM. Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa diperoleh jika menggunakan WhatsApp Business untuk bisnis:
- Komunikasi langsung dengan pelanggan: Dengan WhatsApp Business, UMKM dapat berkomunikasi langsung dengan pelanggan mereka, membantu mempererat hubungan dengan pelanggan.
- Meningkatkan efisiensi bisnis: Dengan fitur-fitur seperti pesan sambutan dan pesan cepat, UMKM dapat menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi operasi bisnis mereka.
- Biaya yang lebih rendah: WhatsApp Business adalah aplikasi gratis, dan pengguna hanya perlu mengeluarkan biaya data internet untuk menggunakannya. Dengan begitu, UMKM bisa menghemat biaya telepon dan SMS dalam berkomunikasi dengan pelanggan.
Dengan semua keuntungan ini, WhatsApp Business menjadi alat yang sangat berguna untuk UMKM dalam mengembangkan bisnis mereka dan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan. Namun, untuk memaksimalkan potensi WhatsApp Business, diperlukan pengetahuan dan keterampilan yang tepat dalam menggunakannya.
Menyiapkan Profil WhatsApp Business yang Menarik
Profil WhatsApp Business yang menarik dapat mempromosikan bisnis UMKM Anda dan memberikan kesan profesional. Berikut beberapa tips untuk menyiapkan profil WhatsApp Business yang menarik:
- Gunakan foto profil yang profesional. Gunakan foto profil yang berkualitas dan terlihat profesional. Foto profil yang buram atau buruk kualitasnya dapat membawa kesan tidak serius pada bisnis Anda.
- Buat deskripsi bisnis yang menarik. Buat deskripsi bisnis yang jelas, singkat dan menjelaskan apa yang dijual atau ditawarkan. Deskripsi bisnis juga harus menonjolkan keunikan produk atau layanan yang ditawarkan.
- Tambahkan informasi kontak. Tambahkan informasi kontak seperti nomor telepon, alamat email dan alamat bisnis. Hal ini akan mempermudah pelanggan ketika ingin menghubungi bisnis Anda.
Mengatur Pesan Sambutan (Greeting Message)
Setelah membuat profil, langkah selanjutnya adalah mengatur pesan sambutan. Pesan sambutan adalah pesan otomatis yang dikirimkan ke pelanggan ketika mereka pertama kali menghubungi bisnis Anda melalui WhatsApp Business. Pesan sambutan akan memberikan informasi penting, seperti jam operasional bisnis dan produk atau layanan yang ditawarkan.
Untuk mengatur pesan sambutan, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka aplikasi WhatsApp Business dan pilih Setelan di pojok kanan atas.
- Pilih Pesan dan kemudian pilih Pesan Sambutan.
- Tulis pesan sambutan Anda. Pastikan pesan tersebut memberikan informasi yang cukup dan membantu pelanggan Anda. Jangan lupa untuk menambahkan salam dan nama bisnis Anda.
- Atur jenis pesan sambutan Anda. Ada dua jenis pesan sambutan, yaitu pesan yang dikirimkan ketika bisnis Anda aktif dan ketika sedang tidak aktif. Anda dapat menyesuaikan pesan sambutan dengan jam operasional bisnis Anda.
- Simpan pesan sambutan Anda.
Pesan sambutan dapat memberikan kesan pertama yang baik pada pelanggan. Pastikan pesan sambutan Anda informatif, ramah, dan membantu pelanggan. Jangan lupa untuk memperbarui pesan sambutan secara berkala untuk memberikan informasi yang terbaru tentang bisnis Anda.
Mempromosikan Produk atau Layanan Melalui Status
WhatsApp Business memberi Anda kesempatan untuk mempromosikan produk atau layanan Anda dengan menggunakan status. Anda dapat menambahkan foto, video, atau teks yang menarik untuk menarik perhatian klien. Berikut adalah beberapa tips untuk memaksimalkan penggunaan status WhatsApp Business:
- Buat konten yang menarik: Pastikan foto atau video berkualitas tinggi dan disertai dengan teks yang menarik agar klien tertarik untuk membalas pesan Anda dan membeli produk atau layanan yang Anda tawarkan.
- Gunakan pesan dengan panggilan tindakan: Berikan panggilan tindakan yang jelas seperti "Dapatkan penawaran menarik sekarang!" atau "Klik untuk memesan sekarang!" Menggunakan pesan dengan panggilan tindakan akan mendorong klien untuk membeli produk atau layanan Anda.
- Kirim pesan secara teratur: Jangan kirim pesan promosi terlalu sering dan jangan terlalu jarang. Cari keseimbangan untuk mempertahankan minat klien tanpa mengganggu mereka.
Jangan lupa, status WhatsApp Business juga dapat digunakan untuk memberikan informasi tentang kebijakan perusahaan, jam kerja, atau bahkan untuk memberikan tips dan trik yang berguna bagi pelanggan Anda.
Contoh Konten
Contoh berikut dapat Anda gunakan sebagai panduan untuk mempromosikan produk atau layanan Anda melalui status:
- Gambar produk baru dari toko Anda. Dapatkan produk baru kami hari ini dengan diskon 10% hanya untuk Anda!
- Video demo produk dari bisnis Anda. Tonton video demo produk kami dan dapatkan diskon 15% untuk pembelian pertama Anda!
- Tips tentang kebersihan rumah. Dapatkan tips kebersihan rumah dari ahli kami dan jangan ragu untuk bertanya tentang produk pembersihan kami!
Dengan menggunakan fitur status WhatsApp Business, Anda dapat merangkul klien dan mempromosikan produk atau layanan Anda dengan cara yang menarik dan efektif. Ikuti tips di atas untuk memaksimalkan penggunaan status WhatsApp Business!
Menggunakan Fitur Broadcast List
Fitur broadcast list di WhatsApp Business memungkinkan UMKM untuk mengirim pesan ke sekelompok pelanggan secara personal. Namun, pastikan pesan yang dikirim mengandung nilai tambah bagi pelanggan dan tidak terlalu sering diulang.
Untuk menggunakan fitur ini, pertama-tama Anda perlu membuat daftar broadcast dengan menekan ikon menu dan memilih "Daftar Penyiaran". Kemudian tekan tombol "Pesan Baru" dan pilih daftar penyiaran yang ingin Anda kirim pesan. Setelah itu, Anda dapat mengetik pesan yang ingin Anda sampaikan dan kemudian mengirimkannya.
Penting untuk diingat bahwa pesan broadcast tidak mendukung obrolan dua arah, artinya pelanggan tidak dapat membalas pesan secara personal. Namun, Anda masih dapat memberikan nomor WA bisnis Anda untuk memberikan alur komunikasi yang lebih personal bagi pelanggan.
Menggunakan Etika dalam Berkomunikasi Melalui WhatsApp Business
Salah satu kunci keberhasilan dalam menggunakan WhatsApp Business adalah etika berkomunikasi yang baik. UMKM harus selalu menjaga profesionalisme dan menghindari perilaku yang tidak pantas, seperti membalas pesan dengan nada yang tidak sopan atau terlalu lama dalam memberikan respons. Berikut beberapa tips untuk memastikan komunikasi melalui WhatsApp Business tetap profesional:
- Respon pesan secepat mungkin. Usahakan untuk meresponnya dalam waktu 24 jam atau lebih cepat jika memungkinkan. Ketika tidak dapat memberikan jawaban langsung, berikan pesan balasan otomatis yang memberi tahu pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima dan akan dijawab segera.
- Pastikan bahasa yang digunakan selalu sopan dan profesional. Hindari penggunaan bahasa informal atau slang yang dapat merugikan citra bisnis. Selalu gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pelanggan.
- Jangan gunakan WhatsApp Business untuk tujuan non-bisnis. Pastikan bahwa semua pesan yang dikirimkan melalui platform ini hanya terkait dengan bisnis dan tidak digunakan untuk tujuan pribadi atau lainnya.
- Tetap ramah dan sabar saat menangani keluhan pelanggan. Jangan meremehkan keluhan pelanggan dan selalu berusaha untuk menyelesaikan masalahnya sebagai prioritas utama.
- Jangan berikan informasi pribadi pelanggan kepada orang lain. Selalu menjaga kerahasiaan informasi pribadi pelanggan dan hanya memberikannya kepada pihak yang diberikan izin.
- Tidak menyangkal kesalahan jika memang terjadi kesalahan pada sisi bisnis. Selalu berusaha untuk memberikan solusi terbaik bagi pelanggan dan berjanji untuk melakukan perbaikan ke depannya.
Dengan menjaga etika berkomunikasi yang baik pada WhatsApp Business, UMKM dapat membangun citra bisnis yang positif dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Menanggapi Pertanyaan dan Keluhan Pelanggan
Setelah membuat profil WhatsApp Business dan mulai mempromosikan produk atau layanan, pelanggan mungkin akan mulai mengajukan pertanyaan atau mengeluarkan keluhan melalui WhatsApp Business. Penting untuk menanggapi dan menyelesaikan pertanyaan dan keluhan tersebut dengan cepat dan profesional untuk membangun kepercayaan dengan pelanggan. Berikut adalah beberapa tips untuk menanggapi pertanyaan dan keluhan pelanggan:
- Tunjukkan perhatian. Berikan respons yang cepat dan tunjukkan bahwa Anda peduli dengan masalah yang dihadapi pelanggan. Ucapkan terima kasih atas umpan balik dan pastikan mereka merasa didengar.
- Jangan menunda-nunda. Jangan biarkan pelanggan menunggu terlalu lama untuk respons Anda. Bila memungkinkan, tanggapi segera setelah Anda melihat pesan masuk. Jika tidak dapat menyelesaikan masalah secara langsung, beri tahu pelanggan bahwa Anda sedang menanganinya dan berikan perkiraan waktu kapan akan memberikan respons selanjutnya.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Jangan menggunakan bahasa yang kasar atau tidak sopan, bahkan jika pelanggan tidak sopan. Berbicaralah dengan bahasa yang sopan dan menyenangkan, tetapi tetap singkat dan to the point.
- Jangan lupakan tata bahasa dan ejaan. Pastikan pesan Anda menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar. Pesan dengan tata bahasa yang buruk dan ejaan yang salah dapat mengurangi dampak positif dari respons Anda.
- Siapkan jawaban atas pertanyaan umum. Persiapkan daftar pertanyaan yang sering ditanyakan oleh pelanggan dan siapkan jawaban yang jelas dan mudah dipahami.
Dengan menanggapi pertanyaan dan keluhan pelanggan dengan tepat dan profesional, Anda dapat meningkatkan kepercayaan dan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan. Hal ini dapat membantu membangun reputasi yang baik dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
Menggunakan Fitur Tag Pesan
WhatsApp Business memiliki fitur tag pesan yang memungkinkan UMKM untuk mengatur dan memprioritaskan pesan dari pelanggan. Dengan fitur ini, pesan dapat diberi label dan dikategorikan sesuai kebutuhan bisnis.
Pentingnya menggunakan fitur ini adalah untuk memudahkan pengelolaan pesan, sehingga tidak ada pesan yang terlewat atau tertunda dalam penyelesaian. Dengan membuat label yang jelas seperti "pesan masuk" atau "keluhan pelanggan", UMKM dapat memastikan pesan-pesan tersebut terurus dengan baik.
Ada beberapa cara untuk menggunakan fitur tag pesan:
- Setelah membaca pesan dari pelanggan, ketuk ikon tag pesan pada bagian atas layar. Kemudian, pilih label yang sesuai dengan pesan tersebut.
- UMKM juga dapat menambahkan label baru dalam fitur tag pesan dengan menekan tombol "Tambahkan label baru" pada daftar label.
Dengan fitur tag pesan, UMKM dapat memudahkan pengelolaan pesan dan menjawab kebutuhan pelanggan dengan lebih efektif.
Menggunakan Fitur Analitik WhatsApp Business
Fitur Analitik WhatsApp Business memungkinkan UMKM untuk memantau kinerja pesan, melacak interaksi dengan pelanggan, dan memperoleh wawasan lebih dalam tentang perilaku konsumen. Data ini sangat berharga untuk membantu UMKM memahami bagaimana membentuk strategi pemasaran yang lebih baik.
Beberapa manfaat dari fitur Analitik WhatsApp Business adalah:
- Melacak jumlah pesan yang dikirim dan diterima
- Mengetahui jumlah pesan yang terkirim, terkirim dan diterima
- Mengetahui rasio pesan yang terbaca, dibalas, dan diabaikan
- Melihat waktu dan jam yang paling aktif saat pelanggan terhubung
- Mengetahui jumlah pelanggan baru dan yang sudah ada
Dengan informasi yang diperoleh dari fitur Analitik WhatsApp Business, UMKM dapat memahami kebutuhan pelanggan mereka dan mengoptimalkan strategi pemasaran mereka. Misalnya, UMKM dapat melihat jenis pesan yang mendapatkan respon terbaik dan menggunakan informasi ini untuk mengirim pesan yang lebih efektif ke pelanggan mereka.
Secara keseluruhan, fitur Analitik WhatsApp Business adalah alat penting bagi UMKM untuk meningkatkan interaksi pelanggan dan keuntungan bisnis mereka.
Menggunakan WhatsApp Business Web untuk Meningkatkan Produktivitas
Jika Anda sering bekerja di depan komputer, menggunakan WhatsApp Business Web bisa memudahkan Anda. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengirim dan menerima pesan dari browser di komputer, tanpa harus terus-menerus memeriksa ponsel Anda.
Langkah-langkah untuk menggunakan WhatsApp Business Web:
- Buka browser, lalu kunjungi https://web.whatsapp.com/
- Buka aplikasi WhatsApp Business di ponsel Anda, lalu tekan ikon tiga titik di bagian kanan atas layar dan pilih WhatsApp Web
- Arahkan kamera ponsel Anda ke kode QR di browser
- Sekarang Anda sudah siap untuk menggunakan WhatsApp Business di komputer Anda
Dengan menggunakan WhatsApp Business Web, Anda bisa mengakses seluruh fitur WhatsApp Business, seperti membuat pesan sambutan, mengatur status, dan mengirim pesan broadcast. Anda juga bisa mengirim file dari komputer, seperti dokumen atau presentasi.
Selain itu, dengan menggunakan keyboard di komputer, Anda bisa lebih cepat dalam mengetik dan merespons pesan pelanggan. Anda juga bisa membuka beberapa jendela chat sekaligus, tanpa harus terus-menerus beralih antara aplikasi.
Dengan cara ini, menggunakan WhatsApp Business bisa lebih nyaman dan efisien, terutama jika Anda harus merespons banyak pesan dalam satu waktu.
Membangun Kesan Profesional Melalui WhatsApp Business
WhatsApp Business memberikan kemudahan bagi UMKM untuk berkomunikasi dengan pelanggan, namun tetap perlu mempertahankan kesan profesional dalam setiap interaksi. Berikut ini adalah beberapa tips untuk membangun kesan profesional melalui WhatsApp Business:
- Punctuality: Selalu menjawab pesan pelanggan dengan cepat dapat meningkatkan kesan profesional. Pastikan untuk selalu memperhatikan notifikasi dari WhatsApp Business.
- Branding Consistency: Pastikan profil WhatsApp Business, pesan sambutan, dan pesan promosi mencerminkan branding dan tone of voice bisnis Anda.
- Clear Communication: Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti, hindari menggunakan kata-kata yang tidak pantas dan gunakan tata bahasa yang benar.
Dengan memperhatikan ketiga hal tersebut, UMKM dapat membangun kesan profesional yang kuat pada setiap interaksi dengan pelanggan melalui WhatsApp Business.
Meningkatkan Keamanan di WhatsApp Business
Bagi UMKM yang menggunakan WhatsApp Business, keamanan aplikasi menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa tips untuk menjaga keamanan bisnis di WhatsApp Business:
- Aktifkan verifikasi dua langkah: Dengan mengaktifkan verifikasi dua langkah, UMKM dapat menambahkan lapisan keamanan ekstra ke akun WhatsApp Business mereka. Cara kerjanya adalah dengan memasang sandi tambahan yang diperlukan untuk mengakses akun WhatsApp Business, sehingga lebih sulit bagi orang yang tidak berwenang untuk masuk.
- Backup secara teratur: UMKM perlu melakukan backup secara teratur dari seluruh riwayat percakapan dan file penting di WhatsApp Business. Hal ini dilakukan agar data yang tersimpan lebih aman dari risiko hilang atau terhapus karena kesalahan teknis.
- Hindari phishing: Perhatikan pesan yang tidak biasa atau tidak dikenal yang masuk ke akun WhatsApp Business. Jangan klik tautan atau unduh file yang mungkin mengandung virus atau malware yang dapat membahayakan bisnis.
- Jaga privasi: Berikan akses ke akun WhatsApp Business hanya kepada orang-orang yang dapat dipercaya. Hindari memberikan nomor telepon WhatsApp Business ke publik atau menggunakannya untuk keperluan pribadi.
- Perbarui aplikasi: UMKM perlu selalu memperbarui aplikasi WhatsApp Business agar memperoleh fitur keamanan terbaru dan terhindar dari bug atau celah keamanan yang dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Dengan menerapkan tips di atas, UMKM dapat memastikan bahwa bisnis mereka tetap aman dan terlindungi di WhatsApp Business.
Tips dan Trik Tambahan Memaksimalkan Penggunaan WhatsApp Business
WhatsApp Business menawarkan banyak fitur dan fungsionalitas yang dapat membantu UMKM dalam mengelola bisnis secara lebih efisien dan produktif. Berikut ini adalah beberapa tips dan trik untuk memaksimalkan penggunaan WhatsApp Business:
- Quick Replies: Anda dapat menyimpan pesan-pesan yang sering digunakan untuk memudahkan dan mempercepat respon terhadap pelanggan.
- Customized Labels: Gunakan label yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda untuk memudahkan pencarian dan pengelompokan percakapan dengan pelanggan.
- Integrasi dengan Tools Lain: WhatsApp Business dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain seperti Facebook dan Instagram untuk memperluas jangkauan promosi bisnis Anda.
- Promosikan QR Code: Ajak pelanggan untuk memindai QR code bisnis Anda untuk memudahkan mereka menghubungi dan melihat produk yang Anda tawarkan.
- Gunakan Pesan Suara: Tak perlu lagi mengetik pesan panjang, Anda dapat merekam pesan suara untuk mengirimkan informasi dengan lebih mudah.
- Tutup jam operasional: Gunakan fitur tutup jam operasional untuk memberikan informasi kapan perusahaan Anda tutup, sehingga pelanggan akan tahu kapan mereka dapat menghubungi Anda.
Dengan menerapkan tips dan trik di atas, UMKM dapat memaksimalkan penggunaan WhatsApp Business untuk melayani pelanggan dengan lebih baik, mengelola bisnis secara lebih efisien, dan meningkatkan efektivitas pemasaran Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan mengenai WhatsApp Business
Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan umum yang sering diajukan tentang WhatsApp Business:
Apakah WhatsApp Business berbeda dengan WhatsApp reguler?
Ya, WhatsApp Business dirancang khusus untuk bisnis. Fitur-fiturnya lebih lengkap, seperti pesan sambutan, label pesan, dan analitik pesan. Selain itu, WhatsApp Business dapat diakses melalui WhatsApp Business Web.
Apakah WhatsApp Business gratis?
Ya, WhatsApp Business gratis untuk diunduh dan digunakan. Namun, pastikan memiliki koneksi internet yang stabil untuk mengirim pesan secara efektif.
Apakah saya perlu nomor telepon bisnis terpisah untuk menggunakan WhatsApp Business?
Ya, Anda membutuhkan nomor telepon bisnis terpisah untuk menggunakan WhatsApp Business. Nomor telepon ini akan diverifikasi oleh WhatsApp untuk menjamin keamanan akun.
Bisakah saya mengirim pesan ke nomor telepon yang tidak terdaftar di daftar kontak saya?
Tidak, Anda hanya dapat mengirim pesan ke nomor telepon yang terdaftar di daftar kontak Anda. Namun, pelanggan dapat mengirim pesan pertama kepada bisnis yang belum terdaftar di daftar kontak.
Bisakah saya menggunakan WhatsApp Business untuk mengirim pesan massal?
Ya, Anda dapat menggunakan fitur broadcast list di WhatsApp Business untuk mengirim pesan massal ke beberapa pelanggan sekaligus. Namun, pastikan untuk mengirim pesan yang relevan dan tidak mengganggu pelanggan.
Bisakah saya menghapus pesan yang telah dikirim di WhatsApp Business?
Tidak, setelah pesan dikirimkan ke pelanggan, tidak ada cara untuk menghapus pesan tersebut. Oleh karena itu, pastikan untuk memeriksa pesan sebelum mengirimkannya.
Bisakah saya menggunakan emoji di pesan WhatsApp Business?
Ya, Anda dapat menggunakan emoji di pesan WhatsApp Business. Namun, pastikan untuk tidak berlebihan menggunakan emoji agar terlihat profesional.
Apakah pelanggan dapat melihat profil saya jika saya tidak menyimpan nomor telepon mereka di daftar kontak?
Tidak, pelanggan hanya dapat melihat profil bisnis jika nomor telepon bisnis tersebut disimpan di daftar kontak mereka. Pastikan untuk mempromosikan nomor telepon bisnis Anda agar mudah ditemukan oleh pelanggan potensial.
Bisakah saya menggunakan WhatsApp Business untuk melakukan transaksi keuangan?
Tidak, WhatsApp Business tidak dirancang untuk melakukan transaksi keuangan. Namun, Anda dapat menggunakan WhatsApp Business untuk mengirimkan informasi tentang produk atau layanan Anda kepada pelanggan.
Bisakah saya menggunakan WhatsApp Business di beberapa perangkat sekaligus?
Tidak, WhatsApp Business hanya dapat digunakan di satu perangkat pada satu waktu. Namun, Anda dapat menggunakan WhatsApp Business Web untuk mengakses akun WhatsApp Business Anda di browser.
Posting Komentar